As contas pagas são forma de comprovação do pagamento e devem ser guardas para eventuais cobranças posteriores sobre o mesmo débito. A máxima "Quem paga mal, paga duas vezes" traduz a situação do pagador que não tem controle sobre suas contas.

Assim, devemos guardar nossas contas por período razoável para que não venhamos ser cobrados por aquilo que já cumprimos e quitamos. Mas como saber por quanto tempo guardá-las?

Dependendo da espécie da conta, o prazo para mantê-la em nosso poder varia. Veja o período a ser observado para os principais documentos:


IMPOSTO DE RENDA

O contribuinte deve guardar a cópia da declaração anual de rendimentos durante o prazo de cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte. O mesmo vale para os comprovantes de entrega da declaração no banco, para comprovantes de aplicações, além dos demais documentos que permitiram deduções. Passado esse prazo, a Receita não pode contestar mais nada.


ÁGUA, LUZ E TELEFONE

As empresas fornecedoras de tais serviços aconselham o consumidor a guardar pelo menos as seis últimas contas para o caso de alguma controvérsia na cobrança ou necessidade de comprovação de consumo médio. No entanto, para questões judiciais, o prazo deve ser aumentado para, no mínimo um ano, especialmente, nos casos de locação de imóveis.


CONVÊNIO MÉDICO

Se for usado como dedução de IR, devem pelo mesmo prazo deste. Se não, apenas por dois anos.


CONSÓRCIOS

As parcelas quitadas devem ser guardas até o término do consórcio, pois é com a quitação total das cotas que se libera o bem.


COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE EMPREGADOS DOMÉSTICOS

Aqui deve-se observar o prazo para reclamações trabalhistas, assim os comprovantes deverão serem guardados:

por 5 anos para empregados urbanos;
por 2 anos para empregados rurais.

Para evitar transtornos, o ideal é pedir que o empregado assine um recibo simples toda vez que receber um pagamento.


ALUGUEL DE IMÓVEIS
O último recibo de pagamento deixa claro que os anteriores foram quitados, mas mesmo assim, deve-se guardar os comprovantes de pagamento do alugue pelo prazo de 1 ano. Já o contrato de locação deverá ser mantido com o locatário durante todo o período da locação.


CONDOMÍNIO

Como a falta de pagamento pode ser cobrada em um período de 20 anos, este é o prazo aconselhável para que se guarde os comprovantes de condomínios.


FATURA DO CARTÃO DE CRÉDITO

A Associação das Administradoras de cartões de créditos aconselha que se mantenham os recibos pelo prazo de seis meses, no caso de pagamentos à vista. Se a compra for feita a prazo, o período a ser observado deverá ser o tempo da quitação de todas as prestações.


NOTAS FISCAIS

Para produtos que possuem garantia, os comprovantes deverão ser guardados, ao menos, até a expiração desta. No entanto, é aconselhável manter a nota enquanto o produto durar, para facilitar a identificação do modelo e demais especificações técnicas, caso seja necessário chamar a assistência técnica ou a rede autorizada.


COMPROVANTES DE MENSALIDADE ESCOLAR

Se usados como abatimento no Imposto de Renda, deverão ser guardados por cinco anos. Caso não seja utilizados para esse fim, deverão ser mantidos por um prazo de dois anos.


COMPROVANTES DE PAGAMENTO DO IPTU

Os recibos deverão ser arquivados pelo prazo de cinco anos, com contagem igual ao IR, pois esse é o prazo para comprovação de pagamento à Prefeitura ou ao futuro dono, no caso de venda do imóvel.


COMPROVANTES DE PAGAMENTO DO IPVA

O conselho é guardar os recibos dos dois últimos anos, além do atual.


DÍVIDAS

Deve-se arquivar os recibos de todas as compras quitadas. Ao terminar de pagar as prestações, você pode pedir à empresa um comprovante de quitação do financiamento (que deve ficar guardado por, pelo menos, dois anos).


COMPRA DE BENS IMÓVEIS

Os comprovantes de pagamento deverão ser guardados até a lavratura e registro imobiliário da escritura.


MULTAS E DOCUMENTOS DO VEÍCULO

Segundo o Detran, é aconselhável que todos os comprovantes de multa sejam guardados por no mínimo dois anos. Já o documento de licenciamento e pagamento do seguro obrigatório deve permanecer com o dono do veículo pelo período de um ano, quando perde o valor e é trocado por um novo documento. Quanto ao certificado de compra e venda, representantes do Detran lembram que ele deve permanecer com o proprietário do automóvel até que o veículo seja vendido ou trocado.